UNIDAD DE APOYO

a) Planear, organizar, dirigir, ejecutar y controlar, en el ámbito institucional, los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Abastecimiento, Contabilidad, Tesorería, Control patrimonial y Endeudamiento Público.

b) Proponer y aprobar directivas, procedimientos y normas de aplicación en el ámbito institucional relacionadas con los Sistemas Administrativos de Abastecimiento, Contabilidad, Tesorería, Control Patrimonial y Endeudamiento Público.

c) Suscribir contratos, órdenes de compra, órdenes de servicio y convenios relacionados con la adquisición de bienes, contratación de servicios, ejecución de obras y otros actos de adquisición en el marco de sus competencias y la normativa de contrataciones del Estado.

d) Supervisar la administración, control, registro y actualización del inventario de bienes muebles e inmuebles de la entidad, así como del margesí de bienes patrimoniales, en cumplimiento de la normativa del Sistema Nacional de Abastecimiento.

e) Proponer, gestionar y ejecutar los actos de adquisición, administración, disposición, baja, registro y supervisión de los bienes patrimoniales de la entidad, conforme a los procedimientos del Sistema Nacional de Abastecimiento.

f) Supervisar el control patrimonial, custodia y conservación de los activos fijos y de los bienes almacenados, garantizando su adecuada utilización y protección.

g) Administrar los recursos financieros de la UGEL en concordancia con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional; así como informar oportuna y periódicamente a la Dirección de la UGEL y a las entidades competentes sobre la situación financiera y presupuestal de la entidad.

h) Dirigir y supervisar la formulación de los estados financieros y presupuestarios de la entidad, así como las conciliaciones bancarias y la información contable requerida por los órganos rectores, en cumplimiento de la normativa del Sistema Nacional de Contabilidad.

i) Conducir la fase de ejecución del presupuesto institucional de la entidad, gestionando los procesos de certificación, compromiso, devengado y pago, en coordinación con la Unidad de Gestión Institucional y conforme a la normativa del Sistema Nacional de Presupuesto Público.

j) Ejercer el control interno administrativo de las operaciones financieras, contables y administrativas de la entidad previo a su registro y procesamiento, verificando el cumplimiento de requisitos y procedimientos establecidos, sin perjuicio de las funciones del Órgano de Control Institucional.

k) Administrar, mantener actualizado y supervisar el cumplimiento de la presentación de Declaraciones Juradas de Ingresos, Bienes y Rentas ante la Contraloría General de la República, en el ámbito de competencia de la UGEL y de conformidad con la normativa vigente.

l) Autorizar y gestionar las acciones necesarias para la apertura, mantenimiento y cierre de cuentas bancarias u otros instrumentos financieros requeridos para el funcionamiento de la UGEL, ante las entidades del Sistema Financiero Nacional autorizadas.

m) Gestionar los recursos financieros provenientes de operaciones de endeudamiento público, cuando corresponda, conforme a las disposiciones del Sistema Nacional de Endeudamiento Público y en coordinación con los órganos rectores.

n) Conducir y supervisar los servicios de orientación al usuario, atención en mesa de partes y gestión del trámite documentario de la UGEL, promoviendo la simplificación administrativa y la mejora continua en la calidad del servicio.

o) Gestionar los canales de atención presencial, telefónica, virtual y otros medios de contacto con la ciudadanía, asegurando estándares de calidad, oportunidad y accesibilidad en el servicio público que brinda la UGEL.

p) Gestionar el sistema de notificaciones y comunicaciones oficiales de la UGEL, tanto físicas como electrónicas, garantizando su validez y eficacia conforme a la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

q) Recepcionar, registrar y coordinar la atención de solicitudes de Acceso a Información Pública presentadas ante la UGEL, en articulación con las unidades funcionales poseedoras de la información requerida, conforme a la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y su reglamento.

r) Administrar el Libro de Reclamaciones de la UGEL, coordinar con las unidades funcionales competentes la atención y resolución de los reclamos presentados, y realizar el seguimiento a su cumplimiento, conforme a la normativa de simplificación administrativa y protección al administrado.

s) Elaborar y remitir el reporte estadístico anual de solicitudes de Acceso a Información Pública al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, y publicarlo en el Portal de Transparencia Estándar, en cumplimiento de la normativa sobre transparencia y acceso a la información pública.

t) Gestionar y supervisar el desarrollo, implementación, mantenimiento y seguridad de los sistemas informáticos, infraestructura tecnológica, redes de comunicaciones y servicios de tecnologías de la información de la UGEL; impulsar la transformación y el gobierno digital institucional; y garantizar la protección de los activos de información, en cumplimiento de la normativa vigente y en coordinación con los órganos rectores del Sector Educación en materia de tecnologías digitales.

u) Administrar, mantener operativos y garantizar la disponibilidad del Portal Institucional y del Portal de Transparencia Estándar de la UGEL; coordinar con las unidades funcionales la actualización oportuna de contenidos y el cumplimiento de las obligaciones de transparencia activa y gobierno digital establecidas en la normativa vigente.

v) Emitir actos administrativos, actos de administración interna y resoluciones en las materias de competencia de la Unidad de Administración, conforme al ordenamiento jurídico vigente y las facultades delegadas por la Dirección de la UGEL.

w) Emitir opinión técnica especializada en materias de abastecimiento, contabilidad, tesorería, endeudamiento público, patrimonio, tecnologías de la información y otros temas del ámbito de competencia de la Unidad de Administración.

x) Formular, actualizar y proponer los documentos de gestión referidos a la estructura de cargos y compensaciones del personal (CAP, PAP, MPP, RIS) en el marco de lo dispuesto en la normativa del sistema administrativo de gestión de recursos humanos.

y) Organizar la gestión de los recursos humanos en la entidad, mediante la planificación de las necesidades de personal, en congruencia con los objetivos de la entidad.

z) Mantener actualizada la información en el Aplicativo Informático de la Planilla Actualizada del Sector Público (AIRHSP).

aa) Organizar y ejecutar los procesos de selección y contratación de personal bajo los distintos regímenes laborales (Ley 276, Ley 30057, CAS 1057) y regímenes especiales (Ley 30512, Ley 29944, Ley 32304), asegurando que se cubran las plazas vacantes del Cuadro para Asignación de Personal (CAP).

bb) Conducir y supervisar los procesos de incorporación, permanencia, desarrollo y egreso de los servidores civiles de la sede administrativa.

cc) Administrar la planilla de pagos del personal activo y cesante de la Dirección Regional y de las instituciones y programas educativos, mediante los sistemas informáticos oficiales aprobados por el MINEDU y el MEF.

dd) Ejecutar la fase de compromiso del gasto en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) para el cumplimiento de obligaciones de personal.

ee) Gestionar las acciones de desplazamiento del personal de la UGEL y de las instituciones educativas de la jurisdicción (reasignaciones, permutas, destaques, rotaciones, encargos).

ff) Planificar, implementar y supervisar el proceso de evaluación de desempeño de los servidores civiles de la sede.

gg) Identificar las necesidades de capacitación de los servidores y en coordinación con la Oficina de Gestión Institucional gestionar el presupuesto para cerrar las brechas de competencias.

hh) Gestionar y supervisar el estricto cumplimiento, la difusión y la aplicación de las normas de conducta, derechos y obligaciones laborales establecidos en el Reglamento Interno de los Servidores Civiles (RIS) para todo el personal, supervisando su cumplimiento.

ii) Administrar y procesar el pago de beneficios asegurando su correcto registro en los sistemas administrativos correspondientes.

jj) Administrar el sistema de control de asistencia para aplicar los descuentos por tardanzas o inasistencias injustificadas, los cuales afectan directamente la compensación económica mensual.

kk) Gestionar el pago de deudas sociales y sentencias judiciales en calidad de cosa juzgada, coordinando con el Especialista en presupuesto para la asignación de los fondos necesarios.

ll) Gestionar, procesar y reconocer los derechos pensionarios de los servidores cesantes de la sede administrativa y de los regímenes bajo su cargo.

mm) Conducir el proceso de elaboración, ejecución y evaluación del Plan de Desarrollo de Personas (PDP).

nn) Emitir opinión técnica y gestionar la ejecución de convenios que involucren el desarrollo, capacitación o bienestar de los servidores.

oo) Organizar, actualizar y administrar el legajo personal de los servidores bajo el sistema de escalafón administrativo y docente.

pp) Diseñar, ejecutar y evaluar programas de bienestar social, salud ocupacional y recreación dirigidos a los servidores civiles y sus familias.

qq) Administrar los procesos ante EsSalud (inscripciones, lactancias, subsidios por incapacidad temporal y maternidad) y coordina con las EPS si la entidad cuenta con una, asegurando que el trabajador reciba sus beneficios oportunamente.

rr) Implementar y supervisar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en el ámbito institucional, elaborando planes, registros y reportes según la normatividad vigente.

ss) Realizar diagnósticos del ambiente de trabajo y ejecuta actividades de integración, reconocimiento y cultura organizacional para mejorar la motivación y el compromiso del personal.

tt) Conducir los procedimientos administrativos disciplinarios del personal de la entidad y de las instituciones educativas bajo su jurisdicción, garantizando el debido proceso y la aplicación de la normatividad vigente.

uu) Administrar, mantener actualizado y supervisar el registro institucional en el Registro Nacional de Personal del Servicio Civil, Registro Nacional de Sanciones contra Servidores Civiles (RNSSC), Sistema de Escalafón Magisterial y otros registros en materias de recursos humanos.

vv) Emitir informes técnicos, opiniones especializadas, actos de administración, directivas, procedimientos y documentos de gestión institucional en materias de recursos humanos, en el ámbito de su competencia.

ww)Brindar asistencia técnica a las áreas funcionales de la UGEL, en materias de su competencia.

xx) Las demás funciones que le asigne la Dirección de la UGEL en el marco de sus competencias o aquellas que le correspondan por mandato legal expreso.